Não estou aqui para argumentar semântica, realmente. Mas há uma diferença entre ser produtivo e eficiente , e a eficiência vence sempre.

A produtividade mede o quanto você faz ou produz dentro de um determinado período de tempo. Por outro lado, eficiência é ser produtivo com menos esforço. Portanto, se você respondeu a mais 50 tíquetes de suporte ao cliente esta semana porque os trabalhou o mais rápido possível, ficou mais produtivo. Mas se você respondeu mais 50 tickets porque utilizou um aplicativo de expansão de texto para responder às perguntas mais frequentes, era mais produtivo e mais eficiente.

Para ser mais produtivo de uma maneira que não o queime a longo prazo, você precisa descobrir como ser mais eficiente.

Minha própria jornada em direção a uma maior eficiência

Vários meses atrás, escrevi um post no Twitter reclamando dos estudos que são lançados de vez em quando dizendo coisas como "blogueiros passam em média três horas escrevendo um post no blog". Como alguém que quase sempre passa dois dias úteis escrevendo uma peça, essa estatística me parece ridícula.

Postagem no Twitter

Algumas pessoas responderam e concordaram. Mas uma pessoa respondeu e disse que nunca leva mais de um dia para escrever uma postagem de 3.000 palavras no blog. Isso me fez pensar: é possível reduzir a quantidade de tempo que leva para fazer a mesma coisa?

Para descobrir, eu quebrei todas as tarefas que concluí ao escrever um artigo:

  • chegando com idéias
  • pesquisando esses tópicos
  • realizando pesquisas de SEO
  • escrevendo o post
  • tirar screenshots e encontrar imagens
  • editando o rascunho
  • inserindo o rascunho final em um CMS

Depois de ter uma lista, meu objetivo era descobrir o que eu poderia cortar. A resposta: nada. Quero dizer, tecnicamente, eu poderia pular a pesquisa de SEO ou deixar a edição para meus editores. Mas a eliminação dessas tarefas também diminuiria enormemente a qualidade do trabalho que eu estava produzindo.

Perguntei-me: se a qualidade é pior, sou verdadeiramente mais produtivo? Acho que não. Eu acho que sou apenas pior no meu trabalho.

Se eu realmente encontrasse uma maneira de escrever mais rápido, teria que ter uma abordagem diferente. Eu teria que me aprofundar em cada uma dessas tarefas para encontrar maneiras de reduzir o desperdício - para ser mais eficiente.

Para se tornar mais eficiente, faça as perguntas certas

Em seu post Automação é uma mentalidade, não apenas uma ferramenta , David Zisner argumenta que, quando as empresas têm mais trabalho do que são capazes, elas tendem a fazer a pergunta: "Quem fará esse trabalho?" Mas o que eles deveriam perguntar é: "Como esse trabalho será realizado?"

Eu acho que isso se aplica a indivíduos também. Então, ao executar essas tarefas, comecei a me perguntar:

  • Como isso deve ser feito?
  • Essa é a melhor maneira de fazer isso?
  • Existe uma maneira mais eficiente de fazer isso?
  • Eu deveria estar fazendo isso?

Uma das minhas tarefas se destacou para mim ao fazer essas perguntas. No processo de adicionar uma postagem ao CMS de um cliente, tive que editar todos os links de saída para configurá-lo para abri-lo em uma nova guia. Às vezes, eu ajustava manualmente 150 links diferentes no WordPress, o que requer três cliques por link. Depois de identificá-lo, comecei a encontrar e substituir tudo no Google Docs para adicionar automaticamente o HTML aberto em nova janela a cada link.

encontre e substitua no Google Docs

Seis cliques versus 450. Trinta segundos de trabalho em vez de 30 minutos de trabalho.

Eficiência alcançada.

Com essa vitória atrás de mim, comecei a olhar para outras pequenas atividades que poderia acelerar - outras coisas que, quando me perguntava : existe uma maneira melhor de fazer isso? , minha resposta foi: Tem que haver.

Talvez eu possa usar um plug-in como o Image Attributes Pro para transformar automaticamente os nomes dos arquivos de imagem em texto alternativo para cada imagem. Ou talvez haja um plug-in ou recurso que centralize automaticamente todas as imagens nas postagens do blog. A propósito, não há, pelo menos não que eu pudesse encontrar.

Mesmo que algo economize apenas cinco minutos por dia, ainda são mais de 100 minutos economizados por mês - e mais de 1.000 minutos por ano. Mais cinco minutos por dia, para mim, significa que posso escrever mais uma postagem de blog a cada ano - e esse é o aumento de eficiência de uma tarefa de economia de cinco minutos. Se eu encontrar mais 12 tarefas que me economizem cinco minutos cada, é mais uma postagem que posso escrever a cada mês .

Os fluxos de trabalho automatizados (Zaps) são um exemplo perfeito de pequenas vitórias em eficiência. Cada um deles executa uma pequena tarefa que, se você o fizesse, não levaria tanto tempo como adicionar respostas Typeform ao Google Sheets , compartilhar respostas do Google Forms em um canal do Slack ou transferir eventos do Outlook para o Google Calendar . Mas esses poucos minutos de cada vez se somam. Meu editor economizou mais de 12.000 minutos com o Zaps . São 25 dias úteis completos de oito horas.

Obviamente, você também pode obter grandes ganhos de eficiência. Você deve executar essa tarefa que leva oito horas por semana, ou deve automatizá-la, delegá-la ou simplesmente parar de executá-la em favor de outra coisa que o leve ao seu objetivo com menos esforço?

Eficiência de traços largos

Eficiência, é claro, não é apenas sobre como você executa tarefas específicas. Você também precisa considerar como a maneira geral de trabalhar afeta sua eficiência.

  • Se você estiver trabalhando de uma maneira que complemente seu cronótipo (relógio interno), será mais eficiente.
  • Se você conseguir encontrar uma maneira de entrar em um estado de fluxo quando precisar fazer um trabalho profundo, será mais eficiente.
  • Se você fizer mais e melhores intervalos , ficará mais atualizado e concentrado ao longo do dia - e, portanto, mais eficiente.

E você pode até aumentar sua eficiência procrastinando de propósito . Às vezes, quando estou tentando escrever - mas cada palavra que coloco no papel parece um esforço monumental - eu me afasto da minha mesa e faço outra coisa por um tempo. Inevitavelmente, assim que não estiver tentando escrever, pensarei em dezenas de coisas sobre as quais devo escrever. Mais produção, menos esforço.

Como líder, você pode ajudar sua equipe a encontrar maneiras de se tornar mais eficiente, definindo metas que vão além de medidas simples de quantidade. Portanto, em vez de um KPI focado na quantidade, como "Feche 20% mais tickets de suporte no terceiro trimestre que no segundo trimestre", talvez pelo menos uma das metas de sua equipe seja "Encontre três maneiras pelas quais toda a equipe possa fechar mais tickets em escala". O primeiro objetivo incentiva as pessoas a trabalharem mais rápido para fechar mais tickets. O segundo incentiva as pessoas a trabalhar com mais inteligência, fazer as perguntas certas e procurar maneiras de se tornar mais eficientes que, se implementadas em uma escala maior, podem levar a aumentos significativos de produtividade para toda a equipe no futuro.


Quando se trata disso, é melhor fazer menos e realizar mais do que fazer mais e realizar menos.

Melhorar sua produtividade significa simplesmente encontrar maneiras de fazer mais. Melhorar sua eficiência significa encontrar maneiras de fazer mais, reduzindo o esforço necessário para concluir tarefas. Ambos aumentam sua produção, mas enquanto um leva a trabalhar mais, o outro se concentra em trabalhar com mais inteligência.

Lembre-se de todas as tarefas que realiza durante o dia - não importa quão pequenas - e pergunte-se: "Como isso deve ser feito?"